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So erstellst Du Dein Budget

2018 10 Erstelle Dein Budget

Ist Dir die Zahlenwelt sehr fremd und siehst Du einen riesigen, steilen Berg vor Dir, wenn Du nur das Wort „Budget“ hörst? Ich zeige Dir, wie Du auf einfache Weise ein Budget für Deine Kita erstellen kannst. 

Was braucht es, damit ein Budget erstellt werden kann?

Es braucht einen Computer mit einem Tabellenkalkulationsprogramm und ein paar Eckwerte, die Du wissen musst.

Zuerst zum Computer: Du kannst einen PC, Laptop oder Mac verwenden. Auf PCs sind üblicherweise Excel als Tabellenkalkulationsprogramm installiert. Bei Macs heisst das Programm Numbers. Du kannst beide Programme zum Erstellen Deines Budgets verwenden.

Budget Basics

Lass uns also beginnen, Dein Budget zu erstellen. Ein Budget besteht aus Einnahmen und aus Ausgaben. Du kannst Dir das Vorstellen wie ein Bankkonto. Jemand überweist Dir Geld oder Du erhältst Lohn, dann steigt der Saldo auf Deinem Konto. Wenn Du einkaufen gehst oder Geld ausgibst, fällt Dein Saldo.

Das, was am Ende des Monats noch auf Deinem Konto liegt, nennt man in der Budgetsprache „Gewinn“. Dein Ziel besteht natürlich darin, jeden Monat Gewinn zu machen, denn sonst gibst Du mehr Geld aus, als Du einnimmst.

Die ersten Schritte zu Deinem Budget

Im Tabellenprogramm machst Du für jeden Monat eine Spalte. Ich rate Dir, die ersten beiden Spalten leer zu lassen und erkläre weiter unten, weshalb.

2018 10 Excel Screenshot 1.jpg

Die Einnahmen

Nun kannst Du beginnen, Deine Einnahmen zu budgetieren. Das hängt natürlich davon ab, wieviele Kinder Du betreust. Sei Dir bewusst, dass Du nicht von Anfang an alle Kita-Plätze belegt haben wirst. Stattdessen wird sich die Belegung mit der Zeit steigern, das kann langsamer oder schneller gehen. Ein halbes Jahr wird mit allergrösster Wahrscheinlichkeit nicht reichen, um alle Plätze zu besetzen. Natürlich gibt es immer ausnahmen. Aber die meisten Kitas werden nach Eröffnung ein Jahr oder mehr brauchen, um alle Plätze zu besetzen.

Die Ausgaben

Die Einnahmen hast Du nun in Deinem Budget erfasst. Befassen wir uns also mit den Ausgaben. Die grösste Position bei den Ausgaben sind die Personalkosten. Bei den Personalkosten musst Du nicht nur die ausbezahlten Löhne berücksichtigen, sondern auch die Sozialversicherungskosten wie AHV und Pensionskasse.

Bestimmt ist Dir schon längst klar: je mehr Mitarbeiter Du hast, desto höher sind Deine Kosten. Lehrlinge und Praktikanten sind viel günstiger als ausgebildetes Personal. Und an dieser Stelle rate ich Dir ausdrücklich davon ab, aufgrund der tiefen Kosten möglichst viele PraktikantInnen und möglichst wenig ausgebildetes Personal einzustellen. Stattdessen würde ich darauf fokussieren, ein hochwertiges Tagi aufzustellen und dazu gehört auch ein gesundes Verhältnis von PraktikantInnen, Lehrlingen und ausgebildetem Personal.

Neben den Personalkosten werden jeden Monat Kosten für die Miete fällig. Wie hoch diese sind unterscheidet sich stark von Tagi zu Tagi. Die Mietkosten werden sich ungefähr in der Grössenordnung von 10% – 15% des Umsatzes bewegen.

2018 10 Excel Screenshot 2.jpg

Ein signifikanter Kostenblock stellen in einer Kita die Kosten für Lebensmittel dar. Zirka 10% des Umsatzes musst Du dafür budgetieren. Dazu gehören alle Ausgaben für das Morgenessen, Znüni, Mittagessen und Zvieri. Wenn Du nicht selbst kochst, sondern einen Catering Service nutzt, kannst Du anstelle der Lebensmittelkosten die Kosten für den Caterer einsetzen.

Wenn in Deiner Kita die Eltern die Windeln für ihre Kinder nicht selbst mitbringen müssen, dann stellen Windeln einen nicht ungewichtigen Kostenblock dar.

Tipp: Lies hier auch meinen Beitrag zum Sparen von Kosten in der Kita.

Den Windeln- und Feuchttücher Kostenblock kannst Du mit zirka 2% des Umsatzes budgetieren. Das tönt als Prozentwert nicht nach viel. In absoluten Zahlen ist es aber gut möglich, dass Du eine 4-stellige Zahl im mittleren bis hohen Bereich erreichst. Grössere Tagis verbuchen hier 5-stellige Zahlen.

2018 10 Screenshot Zahlensalat

Je weiter wir uns auf unserer Tabelle im Bereich der Kosten nach unten arbeiten, desto kleiner werden die Prozentsätze. Zusätzlich zu den genannten Kategorien rate ich Dir, 2 weitere Kategorien anzufügen: Spielsachen mit 1% des Umsatzes und Verwaltungsaufwand mit 3%. Im Verwaltungsaufwand fasse ich alles zusammen, was sonst noch anfällt.

Ich beschrieb weiter oben, dass die erste Spalte die Beschreibung der Position enthält, also Einnahmen oder Personalkosten und so weiter. Die zweite Spalte ist bisher noch leer. In der zweiten Spalte kannst Du die Ausgaben budgetieren, die für die Einrichtung Deiner Kita anfallen. Diese Ausgaben treten nicht jedes Jahr auf, sondern nur zu Beginn Deiner selbständigen Kita-Tätigkeit. Ich habe die Spalte aus diesem Grund „Erstinvestition“ genannt.

2018 10 Excel Screenshot 3.jpg

Hey, das sieht doch schon ziemlich nach einem Budget aus!

Einfügen von Formeln

Was jetzt noch fehlt sind die Zeilen und Spalten, die das jeweilige Total anzeigen. In diesen Spalten arbeiten wir mit Formeln. Der Vorteil von Formeln besteht darin, dass Du nicht alles von Hand zusammenzählen musst und Dich dabei vertippst. Und wenn wir eine Zahl ändern, dann ändert das Total auch gleich, wenn eine Formel vorhanden ist.

Die Formel zum addieren lautet:

=summe(C2:N2)

Wenn Du die Formel so in die Zelle O2 schreibst, wird Dir das Total angezeigt. Die Formel funktioniert sowohl in Excel wie auch in Numbers.

2018 10 Excel Screenshot 4.jpg

Nun fehlen nur noch 2 Teile, bis das Puzzle fertig ist. Zuerst rechnen wir alle Ausgaben zusammen. Dies machen wir auch wieder mit derselben Formel. Nun müssen aber nicht die Zeilen, sondern die Spalten addiert werden. Die Formel lautet:

=summe(C2:C9)

Der letzte Schritt besteht nun darin, den Gewinn anzuzeigen. Um den Gewinn anzuzeigen, müssen wir nur noch alle Ausgaben von den Einnahmen abziehen. Wir brauchen wieder eine Formel:

=C2-C10

And the winner is…

Und nun ist es bereits Zeit, die ersten Gratulationen entgegen zu nehmen: Dein erstes Budget ist erstellt!

2018 10 Excel Screenshot 5.jpg

Weshalb müssen alle das Rad neu erfinden? Ich habe eine Budget-Vorlage erstellt, die Du haben kannst. Schick mir eine Email mit dem Betreff „Budget“ an michael@kita-academy.ch, dann bekommst Du eine Vorlage mit allen Formeln. GRATIS! Brauchst auch keinen Text zu schreiben, eine Mail mit dem Betreff reicht.

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Was sind Deine Erfahrungen mit dem Kita-Budget? Hinterlasse einen Kommentar und teile mit uns, was Dich bewegt!

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